7 erros comuns no processo de avaliação de fornecedores

A avaliação de fornecedores é uma tarefa altamente estratégica em uma empresa, já que influencia os níveis de estoque, o preço final e a qualidade entregue ao cliente. Assim, errar na hora de escolher seus fornecedores pode comprometer os resultados do negócio em vários níveis.

Para evitar que isso aconteça, o ideal é apostar num processo de avaliação de fornecedores rigoroso, voltado para as necessidades específicas da empresa. Por isso, listamos a seguir os sete erros comuns das compras corporativas, seus impactos e como evitá-los.

1. Solicitar um orçamento incompleto

Uma má avaliação de fornecedores começa por solicitar um orçamento incorreto ou não padronizado. Se você pedir a um fornecedor a cotação de uma determinada quantidade e, para outro, um serviço diferente, então a base de comparação estará errada.

Da mesma forma, fazer um orçamento incompleto (sem incluir todos os itens que você precisa) pode significar pagar mais caro no final. Muitas vezes, o fornecedor pode oferecer preços mais em conta para quantidades maiores e, ao pedir um orçamento incompleto, você deixa de aproveitar essas vantagens.

2. Avaliar apenas o preço

Com as cotações em mãos, é hora de se decidir pelos fornecedores. O preço impacta a lucratividade do negócio. Porém, é importante considerar que nem sempre o fornecedor mais barato é o mais indicado. Da mesma forma, nem sempre o fornecedor mais caro oferece os melhores serviços.

Em vez disso, busque analisar questões relacionadas à qualidade, à flexibilidade e à experiência de fornecimento naquela determinada área. Isso dá uma ideia mais completa de como vai ser o serviço prestado, evitando que você termine com algo barato, mas muito insatisfatório.

Desconfie também daquelas ofertas imperdíveis. Se o produto demonstra ter qualidade e a empresa fornecedora é grande, um preço muito abaixo do mercado pode ser sinal de que algo está errado.

3. Não considerar todos os custos

É imprescindível lembrar também que nem sempre os custos do orçamento são os únicos envolvidos nesse processo. Dependendo das características do seu pedido e das necessidades da empresa, o valor pode ser um pouco mais alto por incluir custos extras.

Se um fornecedor está muito distante, por exemplo, é possível que você tenha que acrescentar o custo de frete. Assim, considerando mais essa despesa, aquele fornecedor que parecia mais em conta pode se tornar bem menos atrativo.

Há ainda outros custos, como possíveis impostos, além de gastos específicos para lidar com determinadas qualidades do fornecimento. Busque se informar devidamente sobre todos eles antes de fazer sua escolha!

4. Não alinhar processos

Para evitar gastar mais do que o necessário, é fundamental que o processo de fornecimento se adeque às necessidades da sua empresa — e não o contrário. Para tanto, é importante alinhar seus processos como um todo.

É necessário, por exemplo, conferir qual é a política de flexibilidade praticada pela empresa fornecedora. A partir disso, é possível ajustar junto a ela o que pode ser feito para conseguir as melhores condições no serviço e não comprometer os resultados do seu negócio.

É o caso de determinar horários de entrega, condições especiais de pagamento ou de solicitação de compras conforme a demanda. Ao alinhar o fornecimento e as necessidades da sua empresa, os custos também caem.

5. Ignorar o histórico do fornecedor

Outro erro bastante comum na avaliação de fornecedores é ignorar seu histórico. O fato de outras empresas terem experiências positivas com um fornecedor não garante que a sua também terá. Porém, se esse fornecedor já não for bem visto no mercado, é provável que haja razões justas para isso.

Portanto, não deixe de pedir recomendações de fornecedores a outros profissionais da área. Pesquise muito bem o que outras organizações pensam sobre a empresa fornecedora de sua escolha. Isso vai dar, de antemão, uma visão mais clara de como será na prática a relação de fornecimento, as deficiências e problemas que podem surgir no processo.

Se possível, solicite ao fornecedor que compartilhe seus cases de sucesso e não deixe de entrar em contato com as respectivas empresas. Assim, fica mais fácil garantir que sua escolha seja a mais acertada possível!

6. Não analisar a capacidade de entrega

Pode ser que, ao enviar uma cotação, a empresa afirme que consegue fornecer todos os itens de que você precisa. Porém, essa pode não ser a realidade. Ainda que o seu negócio fique protegido pelo contrato, a dor de cabeça causada por um processo incompleto pode afetar negativamente o seu negócio.

Por isso, antes de firmar contrato, é importante conferir se a empresa é efetivamente capaz de fornecer a quantidade prometida. Também é indispensável que os prazos sejam cumpridos. Afinal, de nada adianta que a empresa seja capaz de entregar a quantidade certa com a qualidade ideal fora do prazo.

7. Não buscar outros fornecedores

Por fim, mas não menos importante, outro erro comum em compras corporativas é a pressa. Isso faz com que as empresas avaliem poucos fornecedores e aceitem logo as primeiras propostas.

O grande problema em avaliar poucas opções é aumentar as chances de desperdiçar uma oportunidade excepcional. Se sua empresa não a aproveita, é provável que a concorrência o faça, o que significa desvantagem para o seu negócio.

Sendo assim, o melhor a fazer é trabalhar com o maior leque possível de escolha. Esse cuidado, inclusive, evita que o seu negócio crie uma relação de dependência com um fornecedor. Lembres-se que as chances de encontrar outras empresas com igual qualidade e capacidade são grandes.

Então, como fazer uma boa avaliação de fornecedores?

Selecionar os melhores fornecedores é fundamental para o sucesso do seu negócio. Ao longo do período de fornecimento, lembre-se ainda de avaliar a performance do fornecedor e o cumprimento de prazos de entrega. Dessa forma você consegue elaborar um plano de ação para corrigir eventuais problemas.

Para conquistar os melhores resultados, é preciso qualificar seus fornecedores. Confira sempre a reputação da empresa em bases externas de informações. Para isso, cheque a Receita Federal, Sintegra, bureaus de crédito e outras instituições.

Mantenha os dados dos fornecedores sempre atualizados. Essa ação evitará surpresas no futuro. No mais, cogite a possibilidade de contar com a ajuda de um software específico de automação para gerir seus fornecedores. Com as informações de seus parceiros de negócio armazenadas de forma eletrônica, fica mais fácil de administrar contatos, informações e até fazer pedidos de cotação com governança para a sua empresa.

Aprendendo a evitar alguns erros no processo de avaliação de fornecedores, você garante que a sua empresa seja atendida pelos melhores profissionais disponíveis. Assim, você preza também pela qualidade do serviço que será entregue ao seu cliente.

Descubra também a importância da colaboração entre compradores e fornecedores e saiba ainda como a automação de processos pode ajudar o seu negócio.