Conhecer o ciclo de vida dos contratos é essencial para uma gestão eficiente, o que impacta diretamente na saúde dos negócios. Saiba mais em nosso post.

 

Conhecer o ciclo de vida dos contratos é essencial para uma gestão eficiente, o que impacta diretamente na saúde do negócio como um todo. Com a competitividade acirrada do mercado e o alto volume de contratos, muitas empresas não conseguem dar a devida atenção a esta ação. Contudo, muitos documentos acabam passando do prazo de renovação, enquanto outros até acabam se perdendo e sendo esquecidos nos armários.

A função do contrato em uma transação comercial é respaldar administrativa e juridicamente uma negociação feita entre empresas, estabelecendo obrigações e direitos de ambas as partes.

Contar com esse instrumento é vital para que as empresas tenham amparo ao lidar com clientes e fornecedores em suas atividades rotineiras, por este motivo que a sua gestão é de suma importância.

A gestão do ciclo de vida dos contratos abrange inúmeras atividades, e você terá a oportunidade de conferir cada uma delas nesta postagem!

 

5 fases para uma gestão do ciclo de vida dos contratos eficiente

Fase 1 – Pré-contratação

Nesta fase, o objetivo é definir o objeto do contrato de acordo com a demanda da empresa. Ou seja, algum departamento entende que precisa contratar mão-de-obra ou produto de um determinado cliente e, desta maneira, inicia-se o contrato.

Nesta fase, precisamos definir o que será contratado, o que será entregue, como será a entrega, onde, quanto etc. Estes são os requisitos técnicos do que será contratado.

Ainda na pré-contratação, nós precisamos definir os quesitos administrativos necessários para autorizar a contratação como, por exemplo, certidões a serem entregues pelos fornecedores, entre outros.

Esta fase é onde surge uma minuta do contrato.

 

Fase 2 – Contratação

Esta é uma fase muito importante, pois é onde acontece a negociação e formalização do contrato. A minuta gerada anteriormente passa a ser analisada pelos responsáveis, que pode resultar em alteração de cláusulas no documento. Vale lembrar que podem ocorrer vários rascunhos até que o formato ideal seja alcançado.

É fundamental que cada detalhe seja validado para garantir o melhor andamento do documento para ambas as partes. Uma vez que finalizado, o contrato deve ser assinado pelo contratante e o contratado.

Esta fase termina quando a aliança entre as partes é formalizada.

 

Fase 3 – Pré-execução

A fase de pré-execução contempla o tempo entre a assinatura do contrato até a cumprimento da atividade. Nela a empresa planeja a execução técnica e administrativa do contrato.

Quando falamos do aspecto técnico, devemos avaliar as atividades necessárias para iniciar a execução do contrato, como a preparação do local, quais equipamentos serão necessários etc. Aos quesitos administrativos, entra a parte da gestão de contrato propriamente dita, armazenando os dados de forma centralizada, com permissão de acesso aos gestores que precisarem consultar e registrar algum tipo de acontecimento.

O fluxo de pagamentos deve ser direcionado para a equipe do financeiro. Além disso, é preciso definir os calendários de entregas e termos de aceite.

Esta etapa é finalizada quando notificamos os departamentos envolvidos sobre o cronograma e a liberação para a execução.

 

Fase 4 – Execução

Geralmente, a fase de execução é a de maior duração do contrato, pois é quando ocorre o andamento do acordo propriamente dito, com as entregas daquilo que foi acordado.

Neste ponto, é muito importante que ocorram atividades administrativas que acompanhem o andamento das ações, visando garantir o que foi estipulado.

Controle o cronograma, as vistorias, medições, pagamentos e demais funções previstas no contrato. Este é o momento de verificar se ficou faltando algum ponto para ser adicionado e se há a necessidade de prorrogações, renovações ou até mesmo o encerramento do acordo.

 

Fase 5 – Encerramento

Quando a data de vigência do contrato expira e não ocorre a renovação, é o momento de analisar se todas as ações previstas foram realizadas e se os registros foram documentados.

O contrato só pode ser encerrado, caso todas as atividades tenham sido cumpridas.

É importante verificar os eventos das fases para que nenhum detalhe seja perdido. Uma dica é padronizar a maneira como analisa cada uma das etapas, para que tenham a mesma eficiência na hora de gestão.

 

É extremamente importante conhecer estas cinco fases da gestão do ciclo do contrato para fazê-la de forma eficiente.

Entretanto, às vezes, isso não basta, pois algumas empresas acabam se perdendo nos inúmeros contratos que possuem arquivados. Portanto, ter uma ferramenta que otimize todo o gerenciamento deve ser uma prioridade.

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E se você quer saber detalhes sobre a importância de ter uma solução de CLM, confira a nossa postagem “Gestão de contratos: sustentabilidade e performance para sua empresa”.

 

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