La automatización de los procesos de compra ya es una realidad en muchas empresas debido a los innumerables resultados que generan para el negocio.

Al transformar los pasos manuales en operaciones más ágiles, económicas, seguras e incluso sostenibles, los compradores ganan tiempo para innovar y tomar las mejores decisiones.

A pesar de esta evolución, aún existen empresas y profesionales que se resisten a las nuevas tecnologías, principalmente por la falta de sensación de cómo la digitalización puede ser un factor de competitividad y aceleración del crecimiento.

Contrariamente al mito que aún existe, la automatización de los procesos de compra no reemplaza el rol del comprador, sino que complementa sus actividades.

En esta publicación comprenderá mejor qué es la automatización de compras, sus beneficios y encontrará consejos sobre cómo implementar con éxito esta solución.

¡Disfrute de la lectura!

¿Qué es la automatización de los procesos de compra?

La automatización de los procesos de compra se consigue con el uso de soluciones digitales de e-Procurement para sustituir las actividades manuales en el sector.

Si bien los compradores pueden recibir propuestas de los proveedores a través de los correos electrónicos , los riesgos de compliance  (cumplimiento), baja productividad y fallas en los procesos son muy altos.

En este escenario, las áreas de compras que se mantengan resistentes a la digitalización de los procesos perderán competitividad y fatalmente no podrán sobrevivir en el largo plazo.

Además, la automatización de los procesos de compra libera al comprador de la rutina operativa para dirigir el foco hacia estrategias relevantes para las empresas.

Los procesos que tomaban días, o incluso meses, se pueden realizar en una única plataforma en línea.

Ahora, los profesionales de compras, antes conocidos como «tomadores de pedidos», son negociadores estratégicos e incluso contribuyen a la innovación empresarial .

Sepa cuales son los beneficios de la automatización de los procesos de compra

    • Aumento de la productividad: con la automatización de los procesos operativos las compras son más ágiles y se reduce el lead time (plazo de ejecución).

 

    • Reducción de costes: menos actividades operativas requieren menos esfuerzo e inversiones.

 

    • Mejores precios: las evaluaciones de precios con más proveedores estimulan la competitividad y aseguran más ahorros.

 

    • Mayor fiabilidad de los datos: la automatización de los procesos contribuye a que la información sea correcta y segura.

 

    • Estandarización de procesos: procesos que funcionan de la misma manera y colaboran continuamente para reducir errores y retrasos.

 

    • Centralización de la información: permite que los compradores y proveedores tengan acceso a datos y procesos en tiempo real y en un solo entorno.

 

    • Integración entre áreas: con los procesos de compra automatizados es posible garantizar la integración entre las diferentes áreas involucradas.

 

    • Planificación de compras: acceso al historial de compras y precios, entre otros datos relevantes, para ayudar en las nuevas compras.

 

    • Transparencia en las transacciones: las interacciones se registran en la plataforma, lo que permite el compliance (cumplimiento) y facilita las auditorías.

 

    • Acceso a indicadores (KPI): el acceso a los KPI de compras contribuye con la toma de decisiones constante basada en datos.

 

    • Mejor relación con los proveedores: mejora la comunicación y la interacción entre los colaboradores comerciales.

¿Cómo implantar la automatización de los procesos de compra en su empresa?

La automatización de los procesos de compra de su empresa puede darse de forma gradual y escalable, con un proceso de gestión del cambio bien estructurado y planificado . Los pasos para automatizar las compras incluyen:

Compruebe los consejos para el éxito de la automatización de los procesos de compra

  1. Elija la solución ideal para su negocio

La elección de una plataforma de compras debe hacerse con cuidado ya que la herramienta debe satisfacer las diferentes necesidades de su negocio.

  1. Cree un equipo de apoyo

Seleccione algunas personas que serán facilitadoras para responder preguntas de otros profesionales sobre todo el proceso de digitalización.

  1. Defina los responsables de la implementación

Este tipo de definición garantiza un control adecuado y asertivo de toda la gestión del cambio, evitando puntos que generen complicaciones.

  1. Comience con los procesos más sencillos

Por mucho que la automatización de los procesos de compra sea completa, lo ideal es empezar a automatizar los procesos más sencillos.

  1. Comunique lo que se está haciendo

La comunicación con otras áreas es un paso fundamental durante la implementación de la solución para que todos estén al tanto de los nuevos procesos de compra .

  1. Convenza a los compradores y proveedores.

El convencimiento de las personas involucradas, compradores y proveedores, es esencial para garantizar que todos disfruten de los beneficios que ofrecen la tecnología y la automatización.

  1. Evalúe los resultados

Comprenda los impactos de la solución elegida de gestión de compras en la rutina de los compradores y si hay que hacer ajustes.

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¡Hasta la próxima vez!