En los últimos años el sector de compras ha experimentado importantes cambios. El comprador ha dejado de ser un mero «emisor de pedidos» para convertirse en un profesional estratégico. Como consecuencia de estos cambios, el seguimiento de los KPI de compras, o indicadores clave de rendimiento, se ha hecho indispensable en la rutina de compras.

KPIs, de la sigla en inglés Key Performance Indicators, son indicadores que ayudan a medir los resultados de cualquier sector en relación con los objetivos de la empresa. En compras, los KPIs permiten gestionar los procesos basándose en hechos y datos, y no en suposiciones. Con el avance constante de la tecnología, los KPIs pueden seguirse en tiempo real, lo que permite a los compradores ser más ágiles a la hora de tomar decisiones.

Los KPIs de compras deben elegirse cuidadosamente para garantizar que se ajustan a los objetivos de la empresa. Es importante recordar que los KPIs deben ser específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y basados en plazos definidos.

El seguimiento de estas métricas permite al comprador anticiparse a los problemas y realizar los ajustes necesarios. Además, el uso de indicadores aumenta la transparencia, lo que conduce a una cultura basada en los datos.

A continuación, hemos seleccionado los principales KPI para supervisar, evaluar y mejorar el rendimiento de su área de compras:

1. Saving (Ahorro)

El saving (ahorro) se considera uno de los principales KPI de compras . En resumen, es el coste que se evita al cerrar una compra por un valor inferior al cotizado.

El Saving (ahorro) ayuda a evaluar la actuación del equipo en las negociaciones con los proveedores, con el objetivo de reducir los costes de adquisición y aumentar la rentabilidad del sector.

Aquí en el blog de ME, tenemos una publicación con el paso a paso sobre cómo calcular el ahorro en compras. Acceda aquí.

2. TCO (Coste Total de Adquisición):

El TCO (Coste Total de Adquisición) compara el coste total real de la adquisición con el presupuesto inicial, teniendo en cuenta el precio de compra, el transporte, el flete, el almacenamiento y los impuestos.

El TCO va más allá del simple precio de compra inicial e incorpora una serie de otros costes que pueden suceder a lo largo del tiempo.

En este KPI pueden considerarse varios tipos de costes, como los de funcionamiento, mantenimiento, formación, eliminación y vida útil del producto.

3. Nivel de entregas

El KPI de nivel de entregas evalúa el rendimiento del proveedor y se refiere a la entrega del producto; por ejemplo, si ha habido retrasos o si los artículos no cumplen los estándares de calidad.

Una forma de medir el nivel de entregas es evaluar la tasa de devoluciones respecto al total de productos comprados, que muestra el porcentaje de mercaderías defectuosas.

En cuanto a los plazos, la empresa puede evaluar las últimas entregas realizadas por el proveedor para saber si se cumplen en el período acordado o si los retrasos son constantes.

4. Lead time (plazo de ejecución)

El «lead time» es una métrica que mide el tiempo que se tarda en completar todo el proceso de compra, desde la búsqueda y selección de proveedores hasta la entrega del producto.

Esta métrica es importante para evaluar la duración de cada etapa del proceso de compra. De esta manera podrá proponer ajustes para optimizar los plazos.

Además, el plazo de ejecución permite evaluar la puntualidad de los proveedores y su trayectoria como colaboradores de la empresa.

5. Evolución de precio

El KPI de evolución de precios es una métrica esencial en la gestión de compras. Este indicador mide las fluctuaciones de los valores en un periodo determinado durante el proceso de compra.

El seguimiento de la evolución de los precios también es fundamental para planificar futuras compras, ya que reconoce los periodos estacionales y las mejores ofertas ya negociadas.

Con la ayuda de este KPI, la empresa también puede anticipar la compra de un producto y mantenerlo en stock, lo que puede suponer un mayor ahorro y control del gasto.

6. Productividad

Hay diferentes maneras de evaluar la productividad del equipo de compras. Una de ellas consiste en analizar el número de solicitudes y transacciones realizadas durante un periodo determinado.

Además, es importante anotar las horas dedicadas a determinados procesos cada semana y el número de tareas realizadas en un periodo determinado.

El KPI de productividad es una herramienta valiosa para que la empresa identifique qué ajustes deben hacerse para reducir la carga operativa de los compradores. Por ejemplo, puede ser una excelente opción implantar una solución digital para la gestión de compras.

7. Satisfacción del cliente

Para establecer las mejores estrategias de compra, es esencial que los profesionales comprendan la experiencia del cliente, ya que los insumos son la base del producto final.

Una de las formas más eficaces de saber si su producto o servicio agrada a los consumidores es realizar encuestas periódicas de satisfacción.

El indicador de satisfacción del cliente es una métrica que involucra toda la organización y debe considerarse uno de los KPI más importantes para la planificación de compras.

8. Coste de los suministros

El indicador de coste de suministros compara el volumen de compras de materiales e insumos con el volumen de ventas, para conocer el porcentaje de costes del sector.

Mediante el seguimiento de este KPI, el área de compras identifica oportunidades para reducir costes, optimiza la gestión de existencias y comprende si está obteniendo un buen rendimiento de sus inversiones.

Además, el coste de los suministros proporciona datos para la toma de decisiones estratégicas en relación con los proveedores, las negociaciones y los contratos, con el fin de lograr la mejor relación coste-beneficio.

9. Políticas de compras e de compliance (cumplimiento)

El KPI políticas de compras y de compliance ayuda a garantizar que las prácticas de compra cumplan los reglamentos y normas, reduciendo los riesgos legales y financieros.

Hay diferentes indicadores que pueden evaluarse cuando se trata de políticas de compras y de cumplimiento. Cada empresa debe seleccionar los aspectos más importantes que desea supervisar.

Por ejemplo, porcentaje de transacciones de compra que cumplen las políticas internas y externas, porcentaje de participación en entrenamientos relacionados con el cumplimiento y las evaluaciones de riesgos.

10. Compras sostenibles

El sector de compras está vinculado con la sostenibilidad de las empresas. Por eso es cada vez más importante evaluar la proporción de compras realizadas a partir de fuentes sostenibles.

Esto implica en compras tener en cuenta factores medioambientales, sociales y éticos a la hora de seleccionar proveedores e insumos para la producción, la logística, el transporte, etc.

Este indicador refleja el compromiso de la empresa de alinear sus prácticas de compras con ESG, al contribuir con la creación de una cadena de suministro más sostenible y ética.

¿Le ha gustado el informe? Registre su correo electrónico para recibir las últimas noticias del mercado B2B!